بودجه
بودجه
اگر از چند نفر بپرسیم بودجه چیست به احتمال زیاد جوابهایی به شرح زیر خواهند داد:
1- بودجه پیش بینی درآمد و هزینه است.
2- تخصیص پول برای هدفهایی مشخص را بودجه می نامند .
3- بودجه وسیله کنترل هزینه ها است.
4- برآورد هزینه های آینده را بودجه می نامند.
همه این پاسخها را باید صحیح دانست گرچه هر یک تعریف جامعی از بودجه بدست نمی دهدو هر مورد از کوششها و تجارب گوینده در رابطه با بودجه حکایت می کند
از لحاظ بحث ما در خطر سنجی ، بودجه به تمامی یک واحد صنعتی یا بازرگانی ارتباط پیدا می کند و از این دید ، بودجه به برنامه مالی یک شرکت برای رسیدن به هدفی که در تحصیل سود مشخص گردیده تعریف می شود. به این تعبیر بودجه فقط تعدادی رقم و عدد نیست بلکه از یک نقطه نظر ، خط مشی فعالیت و هدف سازمان را مشخص می کند و از سوی دیگر ، در جریان اجرا از همان بودجه به صورت ابزار کار مدیران و ضمنا به عنوان عامل کنترل استفاده می شود.
نکات فوق در پنج عنوان به شرح زیر بررسی می گردد:
1- تعیین هدف
2- برنامه ریزی
3- تهیه بودجه
4- تصویب بودجه
5- تجدید نظر در بودجه
تعیین هدف
حفظ سرمایه و تامین سود عادلانه لازم دوام و بقای موسسات تولیدی و بازرگانی است . تعیین این هدف ، یعنی میزان سود که طبعا حفظ سرمایه را هم متضمن است، از مسئولیتهای صاحبان سهام بشمار می رود و اگر در عمل می بینیم مدیران شرکتها به این کار مبادرت می ورزند به این سبب است که به وکالت از سوی صاحبان سهام اقدام می کنند.
در تنظیم بودجه ، میزان سود باید با واقع گرائی برآورد شود و هدفی قابل وصول باشد . با این که سخن مزبور ساده و بدیهی بنظر می رسد ولی در عمل پیچیدگیهای بسیار پیدا می کند . در یانجا نه قصد آن داریم و نه بلحاظ وسعت دامنه بحث می توانیم همه جوانب موضوع را در رابطه با بودجه بررسی کنیم . تنها به اندازه ای که نیاز ما را جهت درک مطلب برآورد اکتفا می نمائیم.
برنامه ریزی
اداره هر موسسه مستلزم استفاده از نیروی انسانی ، سرمایه و منابع طبیعی است. موفقیت وقتی بدست می آید که این هر سه عامل به هنگام نیاز به مقدار کافی موجود باشد. ولی اشکال در این است که در دنیای امروز فقط یک حکم قطعی می توان کرد و آن این که عرضه این سه عامل و قیمت تمام شده آنها غیر قابل پیش بینی است. برای اثبات موضوع به نکات زیر توجه کنید:
1- تورم سبب بالا رفتن قیمت مواد و خدمات می شود.
2- در بسیاری موارد نرخ دستمزد به میزانی نامناسب با تولید افزایش می یابد.
3- رکود یا کسادی بازرگانی سبب کمیابی پول می شود.
4- افزایش و یا کاهش میزان بیکاری در عرضه و تقاضای کار و طبعا نرخ دستمزد اثر می گذارد .
5- پیشرفتهای تکنولوژی ممکن است فرآورده کارخانه را ناباب و طرز تهیه آن را منسوخ کند .
6- در مواردی ماشین جای انسان را در جریان تولید می گیرد .
مشکلات پیش بینی آینده منحصر به موارد بالا نیست و بسیار بر آنها می توان افزود. در چنین شرایطی است که موسسه باید برنامه ریزی کند ، نیازهای آینده خود را بررسی و هدف را مشخص نماید و همه کوشش را در جهت وصول به آن و تحقق میزان فروش و سود بکار برد.
تهیه بودجه
شکل، دامنه و محتوای بودجه بستگی به نوع و گسترش فعالیت موسسه دارد . کارخانه ای را با یک فرآورده و بودجه ای در حد پنج میلیونریال با صنعتی بزرگ دارای محصولات متنوع و بودجه ای چند صد برابر مقایسه نمائید تا سهولت نسبی کار اولی در در مقایسه با مورد دوم آشکار شود . از اینجاست که بودجه را ابزار کار مدیران می دانند که نوع ابزار باید متناسب با مورد باشد تا امکان وصول به هدف را آسان کند . ولی در هر حال در شرکتهای کوچک ، یک نفر و در صورت گستردگی فعالیت ، واحدی مسئولیت تهیه بودجه را به عهده می گیرد. کار شخص یا واحد مذکور این است که اطلاعات مورد نیاز برای تهیه بودجه را در مدت زمان معین از قسمتهای مختلف سازمان فراهم آورد.
اولین قدم ، پیش بینی فروش است که آن را مسئول فروش (یا بازرایابی) برآورد می کند. اگر تولید موسسه چندین فرآورده را شامل باشد برآورد فروش هر قلم محصول ، جداگانه انجام می شود. فروش به دو صورت یکی بر حسب مقدار و دیگری بر اساس ارزش ریالی آن برآورد می گردد.
سپس برآورد میزان فروش به واحد تولید داده می شود تا بر آن اساس ، بهای تمام شده مواد اولیه و هزینه های دستمزد و سربار را تعیین کند. در عین حال مسئول یا واحد فروش به تهیه بودجه داخلی خود یعنی هزینه های بازاریابی و فورش می پردازد. هزینه های عمومی و اداری را هم دفتر مرکزی نوسسه پیش بینی می نماید.
باید اذعان کرد که در عمل همه شرکتها به شرح بالا عمل نمی کنند. بلکه یک یا دو نفر مسئولیت تهیه همه اطلاعات و تنظیم بودجه را به عهده می گیرند . در این طرز کار ، مشارکت در تنظیم بودجه از دست می رود و سبب کاهش احساس تعلق و کاهش یا فقدان تعهد در تحقق یافتن هدفهای بودجه می شود.
به همان گونه که شکل و محتوای بودجه مختلف است از لحاظ زمان هم تفاوتهایی دیده می شود. در شرکتهای بزرگتر نه تنها بودجه سال بعد را پیش بینی و تنظیم می نمایند بلکه برای دو تا پنج سال آینده هم برنامه ریزی می کنند . در ضمن بودجه سال آینده هم ممکن است برای تمامی سال به یکجا و یا برای هر فصل سال جداگانه و یا بر حسب ماه تنظیم شده باشد. در اینجا نیز نیاز موءسسه ، حدود تفصیلی بودن بودجه را مشخص می کند. اگر فعالیت شرکتی در ظرف سال تغییرات فصلی پیدا می کند باید بودجه هم به تبعیت از آن مشخص می کند. اگر فعالیت شرکتی در ظرف سال تغییرات فصلی پیدا می کند باید بودجه هم به تبعت از آن تنظیم و اوج افت دوره فعالیت را ارائه کند.
تصویب بودجه
پس از آن که اطلاعات مورد نیاز برای تهیه بودجه فراهم شد به تنظیم آنها مبادرت و برای بررسی و اصلاح و تصویب به مدیر و یا معمولا هیئت مدیره موسسه تسلیم می شود. در این مرحله هم اصلاح بودجه ضرورت می یابد چه با گذشت زمان لزوم تجدید نظر در هدفهای بخصوص در مورد سود ظاهر می گردد. بررسی اوضاع و رویدادهای اقتصادی و تشدید رقابتهای پیشه ای هم ممکن است اعمال تغییراتی را در بودجه ضروری کند.
تجدید نظر در بودجه
هدف از تجدید نظر در بودجه این است که نتایج عملیات موسسه را با آنچه در بودجه برنامه ریزی شده ، مقایسه و انحرافات مهم را تعیین کنیم و سپس تا حد امکان علل انحرافات را شناسائی نمائیم.
این نکته نیاز به تاکید دارد مسئولیت تعیین علل انحرافات بین پیش بینی بودجه و عملکرد واقعی و هرگونه اقدام اصلاحی در این مورد وظیفه واحد بودجه نیست بلکه هر یک از قسمتهای مربوط نظیر واحد تولید ، واحد خرید یا تدارکات ، و واحد فروش باید علل را تشخیص و به توجیح و توضیح و اصلاح آنها بپردازند.
به تدریج که زمان به پیش می رود تجدید نظر در بودجه و برنامه ها ضرورت پیدا می کند. هرگاه در عمل از حد انتظار بودجه هم فراتر رفته باشیم باز هم بودجه نیاز به تجدید نظر دارد چه افزایش فروش مستلزم بالا رفتن تولید و موجب تهیه مواد اولیه به مقادیر زیادتر می شود و همه اینها نیاز به پول بیشتر دارد . و اما اگر فروش کمتر از پیش بینی باشد لزوم تجدید نظر در بودجه واضح است و نیازی به توضیح ندارد.
تجدید نظر در برنامه و اقدام اصلاحی مربوط ، به عهده آن قسمت یا واحدی از سازمان است که بر آن برنامه کنترل دارد . باز تاکید می شود که این امر کار واحد بودجه نیست هر چند در مواردی عامل کنترل بر آن تمامی بودجه اثر می گذارد و سوالهایی به شرح زیر ایجاد می کند:
1- صورت ریز هزینه ها تا چه حد باید در بودجه گنجانده شود؟
2- در صنعتی که چند فرآورده تولید می کند، تا چه حد می باید بودجه و صورت سود و زیان از لحاظ شناخت و تفکیک بهای تمام شده هر نوع محصول تفصیلی باشد؟
3- تا کجا می باید کلیات بودجه را برای مسئولان واحدها و مدیران کارگاهها توضیح داد؟
4- در نمودار سازمانی تا چه سطحی باید افراد را در تحقق اهداف بودجه مسئول دانست؟
5- از لحاظ مدیران و همچنین سایر کارکنان ایجاد چه نوع انگیزه هائی برای رعایت و تحقق بودجه عادلانه و موثر محسوب می شود.
6- تسهیم درآمد و تقسیم سود چگونه صورت گیرد که سرمایه گذاری کافی ، رشد بلند مدت و طبعا بقای موسسه را تضمین کند و در عین حال سود خالص سال هم ناچیز نباشد . به بیان دیگر آیا می باید سرمایه گذاری را به تعویق انداخت و سود زیادتر تقسیم کرد یا برعکس آن عمل نمود؟
پاسخ به سوالهای بالا هر چه می خواهد باشد آنچه نتیجه می توان گرفت این که در فلسفه تنظیم بودجه و اجرا و کنترل آن درجات مختلف پیچیدگی و جزیی گرائی وجود دارد . ولی مسلم شده است که برای آن که بودجه سودمند واقع شود باید طوری تنظیم گردد که حداقل دارای مشخصات و اطلاعات زیر باشد:
1- بهای تمام شده واحد محصول
2- برقراری مکانیسمی برای اینکه به محض تغییر بهای تمام شده از آن مطلع شویم.
3- طبقه بندی هزینه ها بر حسب وظایف عمده موسسه.
4- تفکیک درآمد و هزینه بطوری که کارکرد مسئولان قابل سنجش باشد.
5- تعیین فواصل زمانی معین برای مقایسه نتایج عملیات با باودجه
6- برای رسیدن به اهداف بودجه ، عملکرد مطلوب با چه ضوابطی تعیین و مورد تشویق قرار می گیرد .
